Dans le cadre de l’activité professionnelle, le travail d’équipe occupe une place prépondérante. Mais avec le développement des outils numériques, le travail d’équipe est en constante évolution : travail à distance, coworking, flex-office (l’espace de travail est réparti en fonction des usages de l’employé)... Pour faciliter au mieux le travail collaboratif au sein d’une organisation, surtout lorsque celui-ci se fait à distance, il est indispensable de recourir à une solution Cloud en ligne sécurisée. Cette dernière centralisera l’ensemble de vos documents et permettra, via des outils de gestion, d’améliorer la communication et le travail de vos équipes.

Les avantages du Cloud en ligne pour le travail collaboratif

Les solutions Cloud en ligne mettent à disposition de nombreux outils de gestion regroupés en une plateforme unifiée. Cela s’avère utile pour discuter à plusieurs, partager des documents, attribuer des tâches, stocker des fichiers et collaborer en temps réel. Ces différents outils aident à améliorer la productivité des équipes : tous les collaborateurs échanges facilement des informations et des documents en temps réel sans avoir besoin de se déplacer.

Outre le fait d’améliorer la circulation des informations en interne, les outils collaboratifs des solutions en ligne permettent également de renforcer le lien entre l'entreprise et sa clientèle.

En résumé, vous centralisez l’ensemble de vos fichiers sur un même espace de travail sécurisé, favorisant ainsi la communication de vos équipes, la gestion et le suivi de vos projets et le partage de vos documents, où que vous soyez. 

 

Travaillez à plusieurs sur un document

Travailler à distance, à plusieurs et sur un même document, cela est possible avec certaines solutions Cloud en ligne. Ainsi, ces solutions SaaS vous évitent d’avoir plusieurs versions d’un même document éparpillées sur tous les postes des utilisateurs. Il n'y aura qu'une seule version qui sera mise à jour en temps réel chaque fois qu'un utilisateur y apporte une modification, avec un historique consultable.

La collaboration sur des documents peut s’effectuer de deux façons :

- Chacun son tour : un verrouillage automatique vous permet de “bloquer” le fichier pendant que vous êtes en train de travailler dessus. Les autres utilisateurs peuvent le consulter mais pas le modifier. Ainsi vous évitez que deux versions soient en conflits, et vous pouvez travailler sur le document même hors ligne.

- En temps réel, en coédition : tous les utilisateurs travaillent en même temps, en ligne, sur le même document. Les changements s'affichent en temps réel pour renforcer la productivité des employés et fluidifier la collaboration. Dans ce mode, il n’est pas possible de travailler hors ligne, une connexion Internet est requise.

 

Par ailleurs, avec une solution Cloud en ligne, vous autorisez l'accès à vos fichiers à qui vous souhaitez. Ainsi, certains peuvent avoir un accès en lecture seule, tandis que la modification et l'insertion de commentaires sera possible pour d'autres.

Le Cloud peut donc devenir un espace de travail collaboratif en ligne pour votre organisation, et ce pour tout type de documents, que vous ayez à traiter des documents comptables, des données de santé, des factures, des documents sociaux, ou des fiches de paie.

 

NetExplorer, la solution sécurisée pour travailler en collaboration

Besoin de digitaliser votre entreprise et de faciliter la collaboration et la gestion de vos documents ? Découvrez NetExplorer, le spécialiste de la gestion des fichiers, hébergé au Luxembourg !

Avec NetExplorer, profitez d’un outil fiable qui permet à la fois le partage de fichiers, le stockage en ligne et le travail collaboratif. La solution fournit un espace sécurisé pour l'envoi de fichiers lourds à vos collaborateurs et à vos clients et centralise tous vos documents. Vous pourrez créer et classer en ligne des dossiers et attribuer les droits d'accès à vos collaborateurs.

D'autre part, vous avez la possibilité de coéditer à plusieurs et de façon simultanée vos documents en ligne, sans contraintes de lieu. Les modifications de chaque utilisateur apparaissent en temps réel sur les autres écrans.

Enfin, en utilisant NetExplorer, la communication au sein de votre entreprise sera grandement améliorée. Vous pouvez par exemple ajouter une annotation sur un dossier, suivre les commentaires de vos utilisateurs et accéder aux différentes versions d’un document, et ce directement en ligne, sans contrainte de lieu.

 

Pour en savoir plus sur NetExplorer : netexplorer.fr/lu.

 

Communiqué par NetExplorer


Publié le 27 novembre 2020