Une nouvelle étude publiée ce jour par Ricoh révèle que pour les entreprises européennes, suivre le rythme des changements induits par la technologie relève du défi. Pas moins de 82 % des collaborateurs trouvent que leurs méthodes de travail sont obsolètes et qu'elles les empêchent d'être aussi efficaces qu'ils ne le pourraient. Sur le long terme, leur capacité à générer des revenus et des bénéfices, mais aussi à répondre aux besoins des clients en sera affectée.

 

Cette étude constitue le troisième livre blanc de la série à propos de L'Indice de gouvernance documentaire Ricoh 2012, réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh. Elle dévoile l'opinion des collaborateurs sur ce qu'ils estiment être la meilleure manière d'aborder la complexité de l’environnement de travail, qui est de plus en plus international, mobile et collaboratif.

Il est intéressant de constater que la solution qui permettra de gérer un environnement professionnel global et de partager les informations de manière plus efficace ne saurait se limiter à l’adoption d’un nouvel outil facilitant la collaboration. Seul 1 % des employés pensent en effet que l’utilisation d’outils collaboratifs améliorerait leurs processus de travail. Seulement 4 % déclarent que la meilleure façon de transformer les processus qu'ils utilisent serait d’investir dans les technologies les plus récentes. Les collaborateurs recommandent plutôt un meilleur suivi et une plus grande implication de la part de leurs supérieurs, afin d’assurer que ces processus fonctionnent efficacement au sein de l’entreprise (et qui sont à la base des fonctions critiques telles que le service financier, les RH et les achats…).

L'étude révèle également l'écart important qui sépare la perception des cadres supérieurs et la réalité que connaissent leurs collaborateurs sur le terrain. Lorsqu’on leur a demandé si les retours des collaborateurs étaient régulièrement recueillis et compilés avant et après l’introduction d’une nouvelle technologie, 93 % des cadres dirigeants déclarent que les avis des collaborateurs sont recueillis régulièrement et que des formations sont assurées, contre 77 % des collaborateurs. Les entreprises se privent donc d’une réelle opportunité d’en apprendre davantage sur la manière dont leurs salariés s’approprient une nouveauté et si elle convient aux usages de l’entreprise.

 

« L’humain est au cœur de toute organisation », explique Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg. « Et ce sont ces personnes qui demandent clairement à leur direction de mieux appréhender les processus documentaires constituant la base de leurs tâches quotidiennes. En s’impliquant davantage, les dirigeants d'entreprises seront conscients de la nécessité de mettre en place un processus de gestion des changements à l’introduction de nouvelles méthodes de travail. D’après l’étude, il semblerait que ce processus n'existe tout simplement pas au sein de nombreuses entreprises européennes. Par conséquent, les collaborateurs se sentent exclus des décisions, qui ont pourtant des répercussions sur leurs méthodes de travail. Autre conséquence redoutable, les investissements des entreprises risquent de ne pas être pleinement exploités. La solution pour les dirigeants consiste donc à écouter plus attentivement leurs collaborateurs, à les consulter à toutes les étapes du processus pour tirer profit au maximum de leurs connaissances et de leur expérience. De par son utilisation quotidienne des processus documentaires, le collaborateur sera fortement concerné par les améliorations qui leur seront apportées. Il est donc fondamental qu’il soit placé au cœur de cette transformation. »

 

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Publié le 15 novembre 2013